Teamkoordination mittels Huddle
Autoren
Dr. Christophe Vetterli / Katja Rüegg
Einleitung
Der «Team-Huddle» oder auch nur «Huddle» genannt (to huddle = sich zusammendrängen) ist ein täglich stattfindendes, interdisziplinäres Kurzmeeting von 5-10 Minuten. Am «Huddle» wird das Personal, das an der Front arbeitet, über die gesamte Station informiert. In einem strukturierten Ablauf werden unterschiedliche Kennzahlen mitgeteilt, so dass die Patienten bestmöglich und koordiniert betreut werden können (Goldenhar, Brady, Sutcliffe & Muething, 2013. Der Huddle dient auch als Steuerungstool für die Stationsleitung, indem basierend auf tagesaktuellen Kennzahlen organisiert und koordiniert wird. Diese Kennzahlen und Informationen bezüglich Spitalalltag und Lean Initiativen (bspw. Anzahl Ein- und Austritte, Abweichungen vom Standard, Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit, Kaizen-Ideen, etc.) werden auf einem Whiteboard, dem sogenannten Huddle Boards festgehalten und sind für alle Berufsgruppen sichtbar. So wird die Transparenz der Leistungserbringung gefördert. Die Inhalte des Huddle-Boards werden laufend aktualisiert und beim Huddle besprochen (Bicheno, 2008).
Leitfragen für die Praxis
Die Umsetzung von Huddles führt zu einer Verbesserung der Effizienz und der Qualität beim Informationsaustausch, einem höheren Mass an Verantwortlichkeit sowie einer verstärkten Kultur der Zusammenarbeit (Goldenhar et al., 2013).
«(a Huddle) can reveal factors that contribute to potentially adverse patient outcomes, such as medication errors, near misses and poor hand hygiene.» (Goldenhar et al., 2013)
Die Implementierung eines täglichen Team-Huddles erhöht die Patientensicherheit, indem Vorfälle registriert werden und dadurch ein Bewusstsein für Abweichungen vom Standard geschaffen wird. Beispielsweise werden auf dem Huddle-Board Stürze festgehalten oder Infektionen, die auf mangelnde Handhygiene zurückzuführen sind. Studien zeigen, dass dadurch bspw. die Verletzungen infolge von Stürzen im Ontario Hospital um 83 Prozent gesenkt werden konnten (Ontario Hospital Association, 2010). Zudem führt ein Team-Huddle zu einer verbesserten Effizienz, so kann zum Beispiel die Aufenthaltsdauer («time to inpatient bed») erheblich verbessert werden (Ferrari, 2013).
Voraussetzungen/Notwendige Ressourcen
Damit der Huddle seine Wirkung entfalten kann, ist es notwendig, dass die Teilnehmenden unterschiedliche Disziplinen und Erfahrungsebenen abdecken. Nur durch die so geschaffene Perspektive kann eine Sensitivität für Risikosituationen erreicht werden (Goldenhar et al., 2013). Der Huddle muss ausserdem täglich immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort stattfinden und in derselben Struktur ablaufen. Die Teilnahme ist für alle Vertreter der Berufsgruppen obligatorisch.
Der Huddle kann auf dem Gang einer Station oder auch in einem grösseren Aufenthaltsraum abgehalten werden, wichtig ist, dass er für alle Teilnehmenden schnell und einfach erreichbar ist. An diesem Ort sollte gut sichtbar ein Whiteboard aufgehängt werden, welches auch während der Arbeit für die gesamte Belegschaft gut sichtbar ist.
Detailbeschreibung des Konzepts
Der Huddle ist eine Kurzsitzung, an welcher Ärzte, Pflege, Therapien, Hotellerie, Reinigung und allenfalls weitere Berufsgruppen vertreten sind (Bicheno, 2008). Natürlich kann ein Huddle auch in der Managementebene stattfinden, dort werden dann lediglich andere Inhalte diskutiert. Moderiert wird der Huddle von der tagesverantwortlichen Person. Beim Huddle werden die wichtigsten Informationen über die Auslastung, Patientenzahlen, Abweichungen vom Standard, Tages-, Wochen- oder Monatsziele sowie die Mitarbeitenden- und Patientenzufriedenheit geteilt. Die Informationen können beliebig angepasst werden, wichtig ist jedoch, dass diese für alle Teilnehmenden von Relevanz sind, damit sich der Zeitaufwand auf für alle rentiert.
Der strukturierte Informationsfluss gewährleistet, dass die Patienten koordiniert betreut werden, weil alle Berufsgruppen über die wichtigsten Tätigkeiten ihrer Mitarbeitenden Bescheid wissen. Er eignet sich vor allem auch für Schichtbetriebe, da auch hier sichergestellt wird, dass alle Personen dieselben Informationen erhalten (Safeek & Padeco, 2010). Basierend auf den tagesaktuellen Kennzahlen kann die tagesverantwortliche Person sofort reagieren und so die gesamte Station steuern. Der Huddle schafft ein Bewusstsein für risikoreiche Situationen und sorgt für einen starken Teamzusammenhalt.
Herausforderung
Vor allem die Einführung des Huddles sollte reibungslos funktionieren, damit er für die Beteiligten möglichst bald zur Routine und nicht mehr hinterfragt wird. Dies kann durch eine gute Moderation und die richtig gewählten Informationen auf dem Huddle-Board erreicht werden. Der Moderator ist verantwortlich für die effiziente Durchführung. Es dürfen keine Diskussionen während des Meetings zugelassen werden, das Board muss im Voraus bereits ausgefüllt sein und das Meeting muss immer pünktlich beginnen, ohne dass auf fehlende Teilnehmende gewartet wird.
Schwächen
Der Huddle kann vor allem zu Beginn beim Personal auf Widerstand stossen, da er die Mitarbeitenden in ihren Tätigkeiten unterbricht. Deshalb ist es wichtig, dass die am Huddle geteilten Informationen für jeden Einzelnen wichtig sind und sie nicht über andere Plattformen verfügbar sind. So wird der Huddle bald als wertvollen Austausch wahrgenommen.
Stärken
Der Huddle ist ein einfaches Konzept mit hohem Nutzen. Er ist eine interprofessionelle Kommunikationsplattform und ermöglicht den Austausch zwischen den Berufsgruppen, welche im Alltag selten gemeinsam Zeit finden, um Informationen zu teilen. Zudem wird durch den Huddle das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team gesteigert, weil es sich regelmässig als Ganzes trifft (Johnson & Stewart, 2007).
Der Huddle ist eine sehr effektive Sitzungsform, da innerhalb weniger Minuten die wichtigsten Informationen geteilt werden und der Alltag durch einfache Abmachungen strukturiert wird. So kann Missverständnissen und Unklarheiten vorgebeugt werden und das Team hat Zeit für die Kernaufgaben.
Quellenzitierung
Bitte zitieren Sie diese Quelle wie folgt:
Rüegg, K. & Vetterli, C. (2016). Teamkoordination mittels Huddle. In: A. Angerer (Hrsg.), LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge: Edition 2018–2019. Winterthur. Abgerufen von www.leanhealth.ch
Literatur
Bicheno, J. (2008). The lean toolbox for service systems. Buckingham: PICSIE Books.
Dager, J. (2012). Visual Management Board for Lean Service Design. Abgerufen von http://business901.com/blog1/visual-management-board-for-lean-service-design/.
Ferrari, K. (2013). Performance Huddles: Bringing Interprofessional Teams Together to ImproveQuality and Safety. Abgerufen von http://www.accreditation.ca/performance-huddles-bringing-interprofessional-teams-together-improve-quality-and-safety.
Goldenhar, L., Brady, P., Sutcliffe, K., & Muething, S. (2013) Huddling for High Reliability and Situation Awareness. BMJ Quality and Safety,(22), S. 899-906.
Johnson, B. & Stewart, E. (2007). Huddles: Improve Office Efficiency in Mere Minutes. Abgerufen von http://www.aafp.org/fpm/2007/0600/.
Ontario Hospital Association. (2010). A Guidebook to Patient Safety Leading Practices: 2010 (S. 60). Toronto: Ontario Hospital Association. Abgerufen von https://www.longwoods.com/articles/images/Final%20-%20Patient%20Safety%20Guidebook.pdf
Safeek, Y. M., & Padaco, S. (2010). Red Plan, White Boards, Blue Huddles, & Clear Pathways: Synopsis of a Lenght of Stay Reduction Strategy. Project for Excellence in Journalism, S. 34–41.
Sehgal, N., Green, A., Blegen, A., & Wachter, R. (2010). Patient Whiteboards as a Communication Tool in the Hospital Setting: A Survey of Practices and Recommendations.
